Noleggio stampanti: tutti i vantaggi per aziende e piccole imprese

Il noleggio stampanti è una delle prime forme di Noleggio operativo che si è diffusa nelle aziende per sopperire ad una dei principali problemi dei macchinari da stampa: il costo dell’acquisto.

Comprare una stampante o un plotter significa investire una parte del capitale aziendale in un bene strumentale che, nella maggior parte dei casi, non viene utilizzato con una frequenza così costante da giustificarne l’acquisto.

Le stampanti a noleggio, le fotocopiatrici a noleggio e le multifunzioni a noleggio sono una soluzione pratica ed economica: sollevano le imprese da molteplici problematiche e permettono agli imprenditori di compiere scelte oculate sulla tipologia di strumenti più adatti per agevolare il lavoro dei collaboratori e risparmiare tempo.

Insieme al noleggio PC (inserire link al nuovo articolo dedicato) e alla locazione operativa di macchinari, il noleggio stampanti offre alle aziende e ai liberi professionisti vantaggi gestionali e fiscali, perché consente di lavorare con macchine di qualità e innovative, senza sostenere costi troppo elevati.

Il noleggio stampanti è una formula di locazione operativa di un bene strumentale e tecnologico, che prevede la stipula di un contratto tra due parti:

• il locatore, cioè una società terza proprietaria dei beni che mette a disposizione le stampanti per il noleggio ed è responsabile a tutti gli effetti degli strumenti e del loro corretto funzionamento;
• il locatario, cioè l’azienda, l’impresa o il professionista che sceglie di affittare le stampanti a fronte del pagamento di un canone fisso specificato nel contratto.

Le società di noleggio stampanti hanno a disposizione diversi modelli di macchinari per personalizzare la locazione operativa a seconda delle esigenze dei clienti: le aziende possono così scegliere il modello della stampante, la tipologia di stampa, la qualità del macchinario e il livello di innovazione.

A titolo esemplificativo, è possibile noleggiare: stampanti a colori, stampanti in bianco e nero, stampanti a laser monocromatiche, stampanti multifunzione a colori o in bianco e nero (dimensioni delle stampe in A3, A4 o entrambe le soluzioni), stampanti multifunzione laser, stampanti a getto d’inchiostro, stampanti inkjet ad alta velocità, fotocopiatrici.

Il noleggio stampanti è un’opzione conveniente per le aziende, le PMI e i professionisti che non vogliono impegnare una parte del loro capitale nell’acquisto di un macchinario utile, ma non indispensabile tanto quanto un PC o un server, e possono avere, in molti casi, l’opportunità di non preoccuparsi della manutenzione delle stampati, della sostituzione, dello smaltimento dei toner e dell’assistenza tecnica.

Il servizio di noleggio stampanti è consigliato alle aziende che hanno la necessità di semplificare la gestione dei macchinari di stampa: il contratto di locazione operativa prevede un unico pacchetto comprensivo di tutti i costi, senza ulteriori spese extra da affrontare.

• Canone fisso: il contratto di noleggio stampanti definisce la cadenza periodica per il pagamento di solito mensile, che comprende i costi di noleggio delle stampanti, installazione e configurazione dei macchinari, manutenzione e riparazione delle macchine (quando necessario), sostituzione e smaltimento delle cartucce e dei toner, assistenza tecnica specifica. A seconda degli accordi presi con la società di noleggio, i costi possono essere inclusi nel canone oppure fatturati a parte.
• Innovazione costante: il noleggio stampanti, così come le diverse formule di locazione operativa di qualsiasi bene strumentale, evita l’obsolescenza dei macchinari. Le aziende che preferiscono il noleggio hanno a disposizione stampanti multifunzione di ultima generazione, basate su tecnologie sostenibili (come la stampa a freddo) e aggiornate. Le stampanti vengono sostituite in base alla durata del contratto e le imprese possono contare su strumenti validi che semplificano il lavoro.
• Incentivi fiscali: le stampanti a noleggio sono considerate dei servizi (non dei prodotti) e restano di proprietà della società terza il locatore, pertanto non devono essere registrate nello stato patrimoniale aziendale. Le stampanti a noleggio non generano immobilizzazioni, ammortamenti o cespiti. Il canone fisso del noleggio stampanti è, per la maggior parte dei clienti business, deducibile al 100% ai fini IRES e IRAP e l’IVA è detraibile in toto.
• Sostituzione automatizzata dei materiali di consumo: la maggior parte delle stampanti moderne hanno il centro consumi connesso con la società di noleggio o con il partner tecnologico. In questo modo, quando le cartucce o i toner stanno per terminare, è il manutentore della macchina ad avvisare l’azienda e a preoccuparsi della loro sostituzione. I collaboratori aziendali non perdono tempo nella gestione dei materiali di consumo e possono concentrarsi sul lavoro.
• Servizio di assistenza: quando un’azienda sceglie di acquistare una stampante, deve occuparsi degli interventi tecnici in caso di malfunzionamento del macchinario. I costi di intervento sono elevati e diventano voci extra che pesano sul bilancio mensile. Il noleggio stampati può prevedere un servizio di assistenza, completo fornito dalla società che si occupa della locazione operativa: è bene comunque definire ogni singola voce del contratto di locazione per sapere quali sono gli interventi compresi e quali invece sono considerati straordinari.

Il noleggio stampanti si adatta sia alle esigenze delle grandi aziende che hanno la necessità di lavorare con più macchinari e di stampare una buona quantità di documenti, sia alle piccole e medie imprese che necessitano di un solo macchinario per la stampa di pochi documenti al giorno.

Le stampanti più piccole sono perfette anche per i professionisti del mondo della grafica, del design e dell’architettura che desiderano allestire un piccolo studio dotato di tutti gli strumenti utili per lavorare con serenità.

Oltre ai vantaggi operativi e fiscali citati in precedenza, è importante sottolineare i benefici che ottengono le aziende attraverso il noleggio di stampanti moderne e avanzate anche rispetto agli impatti ambientali

Avere l’opportunità di sostituire con una certa frequenza le stampanti noleggiate significa disporre di una strumentazione attenta all’ambiente ed ecosostenibile.

I modelli più recenti di stampanti introdotte sul mercato hanno come obiettivi la riduzione dell’impatto ambientale e, di conseguenza, la diminuzione dei costi relativi al consumo di energia elettrica in bolletta, oggi una delle voci di costo più preoccupanti per le aziende.

È possibile attivare formule di locazione green per lavorare con macchine che garantiscono:

• l’ottimizzazione dell’utilizzo di toner e inchiostro;
• la riduzione dei consumi energetici;
• il risparmio economico.

Grazie ai nuovi software di gestione della stampa che riducono lo spreco della carta, al monitoraggio costante dei contatori dell’inchiostro, alla tecnologia della stampa a freddo, le aziende consumano meno carta e meno toner: l’impatto sull’ambiente risulta minore ma le prestazioni di stampa restano elevate.

Se un’azienda o una piccola impresa dovesse sostituire con regolarità le stampanti per usufruire delle tecnologie green più moderne, dovrebbe sostenere costi troppo elevati.

Il noleggio stampanti consente di lavorare con macchinari all’avanguardia che rispettano le linee guida previste dalle politiche ambientali. Quando le aziende abbracciano una filosofia green, la stampa dei documenti diventa una pratica responsabile che, oltre a generare un risparmio, contribuisce a migliorare la reputazione del brand.

I costi di noleggio stampanti e multifunzione variano in base alle funzionalità del macchinario, alla tecnologia di stampa e al numero di macchine da noleggiare. Per avere un’idea sul canone fisso da pagare ogni mese, è possibile richiedere un preventivo e valutare le proposte sulla base delle necessità interne all’azienda e della qualità dei servizi offerti.

Ifis Rental Services, società del Gruppo Banca Ifis, propone una formula di locazione operativa di beni strumentali e tecnologici B2B, dedicata alle aziende, alle PMI e ai professionisti, con un canone periodico che comprende l’assistenza e il supporto durante l’intera durata del contratto di noleggio.

Scegliere il noleggio stampanti significa preservare il capitale aziendale e garantire il cash flow. Il canone fisso mensile o periodico è un costo certo e preventivabile che permette alle imprese di conoscere in anticipo l’incidenza dei macchinari sul bilancio annuale e poter prendere decisioni informate sugli investimenti da predisporre per la crescita aziendale.