Certificato di stipendio per la cessione del quinto: cos’è e come richiederlo

Il certificato di stipendio è un documento rilasciato dal datore di lavoro che attesta la posizione lavorativa e la retribuzione del dipendente. Contiene informazioni quali:

• dati anagrafici e matricola del lavoratore;
• tipologia di contratto, data di assunzione e qualifica;
• retribuzione lorda e netta mensile, con evidenza di eventuali voci accessorie (straordinari, indennità, premi);
• trattenute fiscali e contributive;
• indicazione di eventuali vincoli già presenti sulla retribuzione quali, ad esempio, sequestri, pignoramenti o cessioni già in essere;
• timbro e firma del datore di lavoro o dell’ufficio HR.

Detto documento – pur non essendo da solo sufficiente a garantire l’approvazione del finanziamento – costituisce uno degli elementi necessari a valutare la capacità di rimborso del dipendente che desidera ottenere la cessione del quinto della propria retribuzione.

Il certificato di stipendio è essenziale in vari momenti dell’iter di valutazione volto alla concessione di un prestito rimborsabile mediante cessione del quinto:

1. Pre-istruttoria – Prima di avviare la pratica, l’intermediario richiede il documento per verificare reddito e presenza di eventuali trattenute già in corso.
2. Delibera del finanziamento – I dati retributivi contenuti nel certificato permettono di calcolare l’esatto quinto dello stipendio e di confermare che la rata non superi il limite del 20 % previsto dalla normativa.
3. Notifica al datore di lavoro – Una volta approvato il prestito, il certificato è allegato alla comunicazione inviata all’azienda affinché applichi la trattenuta in busta paga.
4. Eventuali rinegoziazioni – In caso di estinzione anticipata o rinnovo della cessione, il certificato aggiornato consente di rivalutare la capacità di rimborso.

Senza questo documento, pertanto, l’istruttoria resta bloccata: le informazioni necessarie a tutelare sia il lavoratore sia l’ente finanziatore non sarebbero disponibili, con conseguente allungamento delle tempistiche e possibile rifiuto della richiesta di prestito.

Per l’ottenimento del certificato di stipendio, la prassi più diffusa prevede una procedura strutturata in tre passaggi fondamentali:

1. Presentazione della richiesta formale
   • Compilazione di un modulo interno o invio di comunicazione scritta (e-mail aziendale oppure PEC) indirizzata all’ufficio Risorse Umane o Amministrazione del Personale.
   • Inserimento di dati anagrafici, matricola e motivazione della richiesta (ad esempio “istruttoria di cessione del quinto”).
2. Documenti necessari per richiedere il certificato di stipendio
   • Modulo di richiesta interno: alcune aziende mettono a disposizione un form precompilato o un portale HR dove inserire i dati necessari.
   • Copia di un documento d’identità valido: carta d’identità o passaporto per confermare l’identità del richiedente.
   • Codice fiscale: indispensabile per la corretta identificazione nei registri aziendali e fiscali.
   • Ultime buste paga (2-3 mensilità): utili all’ufficio paghe per verificare la retribuzione netta e le eventuali trattenute in essere.
   • Contratto di lavoro o lettera di assunzione: richiesto soprattutto quando il rapporto è iniziato di recente o in caso di trasformazioni contrattuali (es. da tempo determinato a indeterminato).
   • Delega firmata (se la richiesta è inoltrata dall’ente finanziatore o da un terzo): autorizza il soggetto terzo ad interfacciarsi con l’azienda per conto del dipendente e a ricevere il certificato.
   • Informativa privacy: in molte realtà è necessario firmare il consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR.
3. Rilascio e consegna del certificato
   • L’ufficio HR, dopo aver verificato la completezza della richiesta, redige il certificato riportando retribuzione, inquadramento contrattuale e trattenute in essere.
   • Il documento viene timbrato e firmato (digitalmente o in forma autografa) e consegnato entro il termine indicato nelle policy aziendali, solitamente tra 5 e 10 giorni lavorativi.
   • In caso di urgenza, alcune aziende consentono il ritiro allo sportello dell’ufficio personale o l’invio tramite posta elettronica certificata.

Seguendo questa procedura, l’azienda dispone di tutte le informazioni necessarie per emettere il certificato di stipendio, consentendo così di procedere con l’istruttoria della pratica.

Pur non esistendo una norma specifica che impone esplicitamente al datore di lavoro di fornire al dipendente il certificato di stipendio, il rilascio dello stesso costituisce una prassi consolidata e supportata da:

• P.R. 5 gennaio 1950 n. 180 – disciplina la cessione del quinto ed impone al datore di lavoro di darvi esecuzione;
• Principio di libera cedibilità del credito senza il consenso del debitore (art. 1260 c.c.) – il dipendente (creditore) può trasferire all’ente finanziatore il proprio credito (cioè una quota del proprio stipendio) anche senza il consenso del datore di lavoro (debitore);
• Principio di correttezza e buona fede contrattuale (artt. 1175 e 1375 c.c.) – il datore di lavoro deve agevolare il dipendente nell’esercizio di diritti patrimoniali collegati al rapporto di lavoro.
• Regolamento (UE) 2016/679 (art. 15) – ciascun interessato – ivi compreso il lavoratore dipendente – ha il diritto di ottenere l’accesso ai dati personali che lo riguardano.

I tempi di emissione e la durata di validità del certificato di stipendio dipendono dalle procedure interne del datore di lavoro ma esistono prassi consolidate che conviene conoscere per evitare rallentamenti nella cessione del quinto.

Nella maggior parte dei casi è gratuito. Alcune aziende possono applicare un piccolo rimborso spese amministrative, ma è raro e deve essere preventivamente comunicato al dipendente.